Wie erstellt man einen Serienbrief mit Excel und Word?

Team Endungen.de 14. November 2023

Lesezeit: 4 min

Eine der häufigsten Anwendungen in Bürosoftware ist die Erstellung eines Serienbriefes. Die Kombination aus Microsoft Excel und Word erleichtert diese Aufgabe erheblich, indem Excel als Quelle für die Empfängerdaten und Word für das Layout des Briefes verwendet wird. Hier erfahren Sie, wie Sie diese beiden leistungsstarken Tools effektiv nutzen, um Ihren Serienbrief schnell und einfach zu gestalten.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Serienbriefes mit Excel und Word

Vorbereitung der Daten in Excel

• Schritt 1: Erstellen Sie eine Excel-Tabelle mit den Daten Ihrer Empfänger. Stellen Sie sicher, dass jede Spalte eindeutig beschriftet ist (z.B. Name, Adresse, Stadt).
• Schritt 2: Speichern Sie die Excel-Datei. Notieren Sie sich den Speicherort, da Sie darauf später in Word zugreifen müssen.

Importieren der Excel-Daten in Word

1. Schritt 3: Öffnen Sie ein neues Dokument in Word. Gehen Sie auf den Tab "Sendungen" und wählen Sie "Seriendruck starten", dann "Briefe".
2. Schritt 4: Wählen Sie "Empfänger auswählen" und dann "Vorhandene Liste verwenden". Navigieren Sie zu der Excel-Datei, die Sie zuvor gespeichert haben, und öffnen Sie sie.
3. Schritt 5: Wählen Sie die gewünschte Tabelle und stellen Sie sicher, dass die Felder korrekt zugeordnet sind. Bestätigen Sie mit "OK".

Erstellen des Briefes und Einfügen von Platzhaltern

• Schritt 6: Verfassen Sie Ihren Brief im Word-Dokument. An den Stellen, an denen individuelle Daten erscheinen sollen (z.B. Name), klicken Sie auf "Einfügen" > "Feld einfügen".
• Schritt 7: Wählen Sie die entsprechenden Datenfelder aus Ihrer Excel-Tabelle für die Platzhalter im Brief.

Finalisierung und Druck

1. Schritt 8: Nachdem alle Platzhalter eingefügt sind, verwenden Sie die Vorschau-Funktion unter "Sendungen" > "Vorschau Ergebnisse", um zu überprüfen, ob alles korrekt aussieht.
2. Schritt 9: Passen Sie bei Bedarf weiter an und drucken Sie schließlich Ihren Serienbrief aus, indem Sie "Fertigstellen und zusammenführen" > "Druckdokumente editieren" wählen.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie problemlos Serienbriefe mit Excel und Word erstellen. Mit etwas Übung wird dieser Prozess zu einer schnellen und effizienten Methode, um personalisierte Dokumente in größeren Mengen zu erstellen.

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